Şirketi Devretmek Yetmez

Aile şirketlerinde kuşak geçişi gündeme geldiğinde konuşma genellikle benzer sorular etrafında şekillenir. Hisseler nasıl devredilecek, şirketin başına kim geçecek, yönetim kurulu nasıl oluşacak ve kurucu ne zaman geri çekilecek?

Bunların hepsi önemli sorular. Ancak çoğu zaman çok daha az konuşulan başka bir konu vardır. Kurucunun yıllar boyunca biriktirdiği bilgi ne olacak?

Birçok aile şirketinde şirketin gerçekte nasıl çalıştığına dair en değerli bilgilerin önemli bir kısmı prosedürlerde, raporlarda ya da organizasyon şemalarında yer almaz. Bu bilgi çoğu zaman kurucunun zihnindedir.

Kurucu hangi müşterinin fiyat konusunda sonuna kadar pazarlık edeceğini ama sonunda sipariş vereceğini bilir. Hangi tedarikçiye güvenilebileceğini, hangisinin yakından takip edilmesi gerektiğini bilir. Piyasadaki değişimi rakamlar henüz açıkça göstermeden hissedebilir. Hangi çalışanın zor zamanlarda sorumluluk aldığını, hangi yöneticinin baskı altında zorlandığını bilir. Bu bilgilerin büyük bölümü hiçbir zaman yazılı hale getirilmemiştir.

Kurucuların kendileri bile bu bilginin ne kadar değerli olduğunun her zaman farkında olmayabilir. Yıllar boyunca şirketi yönettikçe bazı kararlar neredeyse içgüdüsel hale gelir. Bir zamanlar üzerinde uzun uzun düşünülerek verilen kararlar, zamanla doğal çalışma biçiminin bir parçasına dönüşür. Yetki resmi olarak devredilmiş olsa bile kuşak geçişinin zorlaşmasının nedenlerinden biri de budur.

Yeni CEO’yu atayabilir, hisseleri devredebilir, imza yetkilerini değiştirebilir ve yönetim kurulu başkanlığını bırakabilirsiniz. Ancak şirketin nasıl ve neden bu şekilde çalıştığına ilişkin bilgi aktarılmadıysa, kuşak geçişi henüz tamamlanmış değildir. Burada yalnızca teknik bilgiden söz etmiyoruz. Üretim süreçleri, fiyatlandırma sistemleri, ürün özellikleri ve finansal raporlama gibi konular çoğu zaman yazılı hale getirilebilir. Asıl zor aktarılan bilgi, uzun yıllar boyunca deneyimle oluşan bilgidir.

Bir kurucu, belirli bir müşteriyle belli bir şekilde çalışılması gerektiğini söyleyebilir. Bunun nedeni, o müşteriyle yirmi yıldır çalışıyor olması olabilir. Geçmişte yaşanan zor dönemleri, yıllar önce verilen sözleri, kişisel ilişkileri ve hiçbir müşteri dosyasına yazılmamış küçük ama önemli ayrıntıları biliyor olabilir. Yeni nesil CRM sisteminde o müşteriye ilişkin bütün işlemleri görebilir ama yine de ilişkinin nasıl yürüdüğünü tam olarak anlayamayabilir. Aynı durum çalışanlar, tedarikçiler ve şirket kültürü için de geçerlidir.

Bazı şirketlerde işler, bütün süreçler açıkça yazılı olduğu için değil, insanlar yıllardır birbirlerini tanıdığı için yürür. Bir sorun çıktığında kimi arayacaklarını, belirli bir problemi kimin çözebileceğini ve resmi karar verilmeden önce hangi konuşmaların yapılması gerektiğini bilirler.

Kurucu bir gün geri çekildiğinde yeni yönetim ekibi, organizasyon şemasının şirketin gerçekte nasıl çalıştığını tam olarak anlatmadığını fark edebilir. Bu nedenle kuşak geçişi yalnızca yetkinin kime devredileceğine karar vermekten ibaret olmamalıdır. Ailenin, şirketin bugüne kadar başarılı olmasını sağlayan bilginin ne olduğunu ve bu bilginin kimlerde bulunduğunu da anlaması gerekir.

Bazen bu bilgi kurucudadır. Bazen otuz yıldır şirkette çalışan satış direktöründedir. Bazen üretim sorumlusunda, uzun yıllardır çalışan bir kişide ya da şirkete onlarca yıldır yakın olan bir müşteridedir. Çoğu zaman en önemli bilgilerin bir kısmı, resmi organizasyon şemasında hiç görünmeyen ilişkilerin içinde saklıdır. Bu noktada güven de büyük önem taşır.

Bilgi yalnızca toplantılar yapıldığı ya da dokümanlar hazırlandığı için bir kuşaktan diğerine geçmez. İnsanlar, deneyimlerine değer verildiğini ve karşı tarafın gerçekten anlamak istediğini hissettiklerinde bildiklerini paylaşırlar. Kurucu yeni neslin kendisini dinlemediğini düşünüyorsa, kararlarının arkasındaki düşünceyi anlatmaktan zamanla vazgeçebilir. Yeni nesil de her yeni fikrinin “biz bunu hep böyle yaptık” anlayışıyla karşılandığını hissederse, bir süre sonra soru sormayı bırakabilir.

Deneyimli çalışanlar da benzer şekilde davranabilir. Yeni yönetimin yıllar içinde edindikleri bilgiye değer vermediğini hissederlerse, bu bilgiyi paylaşmak için fazla neden görmeyebilirler. Bu yüzden sağlıklı bir kuşak geçişi, kuşaklar arasındaki ilişkinin kalitesine de bağlıdır.

Kurucunun görevi yeni nesli her şeyi eskisi gibi yapmaya ikna etmek değildir. Zaten bu mümkün de değildir. Pazar değişir, teknoloji değişir, müşteriler değişir ve çalışanların beklentileri değişir. Yeni nesil bazı şeyleri farklı yapmak zorunda kalacaktır. Önemli olan, neyin değişmesi gerektiğine karar vermeden önce mevcut uygulamaların neden o şekilde oluştuğunu anlamalarıdır.

Kuşak geçişiyle ilgili en faydalı konuşmalar bazen çok basit sorularla başlayabilir. Bu şirketi rakiplerinden gerçekten ayıran nedir? Müşterilerimiz hakkında başkalarının bilmediği ne biliyoruz? Hangi ilişkiler şirket açısından kritik öneme sahip? Zor dönemleri atlatmamızı sağlayan neydi? Geçmişte yaptığımız hangi hatalardan en çok şey öğrendik? Bu şirkette çalışacak bir kişinin hiçbir raporda bulamayacağı ama mutlaka bilmesi gereken şeyler nelerdir?Bu sorular yalnızca kurucuya sorulmamalıdır. Yöneticiler, uzun yıllardır çalışanlar ve yeni nesil aynı sorulara farklı cevaplar verebilir. En faydalı konuşmalar da çoğu zaman tam burada başlar.

Amaç, kurucunun bildiği her şeyi bir dokümana aktarmak değildir. Gerçekte bu muhtemelen mümkün de değildir. Asıl amaç, şirket açısından en kritik bilgileri belirlemek, bunları görünür hale getirmek ve yeni nesle bu bilginin nasıl oluştuğunu anlayacak kadar zaman ve fırsat vermektir. Aynı zamanda şirketin kritik bilgisinin tek bir kişiye bağımlı kalmadığı bir yapı oluşturmak gerekir.

Bir aile şirketinin gerçek mirası yalnızca fabrikası, markası, müşterileri ya da bilançosu değildir. Yıllar içinde öğrendiği her şey de bu mirasın bir parçasıdır. Kurucu ayrıldığında bu bilgi de onunla birlikte gidiyorsa, hisselerin devredilmiş olması tek başına yeterli olmayacaktır. Gerçek kuşak geçişi, yeni neslin yalnızca sahiplik ve yetkiyi değil, şirketi bugünkü noktaya getiren ilişkileri, deneyimi ve karar verme becerisini de devralabilmesiyle gerçekleşir.

Kuşak geçişi sizin aile şirketinizde de gündeme gelmeye başladıysa, yalnızca şirketin bir gün kime devredileceğini sormak yeterli olmayabilir. Şirketin yıllar boyunca biriktirdiği bilginin nasıl aktarılacağını da konuşmak gerekir.

Stoika Consulting olarak aile şirketleriyle kuşak geçişi, yeni neslin gelişimi ve kuşaklar arasında daha sağlıklı bir geçişi destekleyecek yapıların kurulması üzerine çalışıyoruz. Bu sürecin sizin ailenizde ve şirketinizde nasıl ele alınabileceğini konuşmak isterseniz bize ulaşabilirsiniz.