15 Dakikalık Günlük Toplantının Gücü

Büyüyen şirketlerde strateji oluşturmak kadar zor olan bir şey varsa, o da süreci korumak ve ekibin uyumunu sağlamaktır. İşte tam da bu yüzden ekiplerin en çok fayda gördüğü alışkanlıklardan biri “günlük toplantı (daily huddle)”dır . Kısa ve net olan bu toplantılar, tüm güne yön verir.

Günlük toplantılar uzun sürmez; çoğu zaman 10-15 dakika içinde biter. Ama etkisi bütün gün devam eder. Her sabah ekip bir araya gelir, öncelikleri paylaşır, olası engelleri konuşur. Bu basit alışkanlık, e-postaların ya da plansız sohbetlerin sağlayamayacağı bir netlik ve sorumluluk duygusu yaratır.

Peki bu kadar etkili olmasının sebebi ne? Aslında üç şey:

• Netlik ve uyum: Herkes güne hangi işin öncelikli olduğunu ve yaptığı işin büyük resme nasıl katkı sağladığını bilerek başlar.

• Sorunları erkenden görmek: Küçük sıkıntılar büyümeden fark edilir ve hızla çözülür.

• Disiplin ve ritim: Her gün aynı saatte toplanmak, ekibe düzen ve tempo kazandırır.

Tabii her toplantı verimli olmayabilir. İyi niyetle başlansa da günlük toplantılar kolayca raydan çıkabilir. En sık yapılan hatalar şunlardır:

• Toplantıyı uzatmak ya da gündemi gereksiz yere büyütmek: 15 dakika sınırı kutsaldır, mutlaka korunmalı.

• Geçmişe takılıp kalmak: Amaç sadece “bugün ne yapılacak ve hangi engeller var” sorularına cevap bulmaktır.

• Gereksiz tekrarlar: Bir kişinin birden fazla günlük toplantıya katılması zaman kaybına yol açar.

• Disiplini kaybetmek: Geç başlamak, sohbetlere dalmak ya da süreyi uzatmak enerjiyi düşürür.

Düzenli ve odaklı yapıldığında günlük toplantılar, sadece bir alışkanlık değil kültürün parçası olur. İnsanlar konuşmayı, önceliklerini sahiplenmeyi ve uyum içinde hareket etmeyi öğrenir. Zamanla bu ritim, kaosu düzene çevirir; güven ve hız kazandırır.

Eğer ekibiniz çok fazla iletişim yükünden yoruluyorsa ya da odaklanmakta zorlanıyorsa, çözüm her zaman yeni araçlar ya da karmaşık sistemler değildir. Bazen en etkili çözüm en basit olanıdır. 15 dakikanızı ayırın, bir araya gelin ve birbirinize şu soruyu sorun: Bugün en önemli şey ne?

Organizasyonunuza daha fazla netlik, ritim ve sorumluluk kazandırmak mı istiyorsunuz? Gelin, bu alışkanlıkları nasıl kalıcı hale getirebileceğimizi konuşalım.